TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK

postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ

Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki

Y-tunnus: 0116323-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

tietosuoja.mara@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Matkailu- ja ravitsemiskaupan S-Card-kanta-asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• S-Card-kanta-asiakasrekisteri ylläpito
• Rekisteriin kuuluvan henkilön tunnistaminen, palvelutapahtuman parantaminen ja kehittäminen
• Asiakkuuteen liittyvä asiakas- ja palveluviestintä, yhteydenpito asiakkaan kanssa
• Rekisterinpitäjän palveluiden ja tavaroiden markkinointi
• Asiakastilaisuuksien kutsujen hallinnointi
• Jäsenmaksujen laskutus, maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja siihen liittyvän asiakaspalvelun ja asiakaspalveluhenkilöstön osaamisen kehittäminen
• Kanta-asiakasohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti
• Kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti
• Asiakkaiden majoittautumiseen, ruokailuun ja muiden palveluiden käyttöön liittyvien valintojen seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• Kanta-asiakkaiden palveluiden kehittäminen ja palveluiden kohdistaminen
• Kanta-asiakkuuteen liittyvien asiakaskyselyiden ja tutkimusten toteuttaminen

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu pääasiassa sopimukseen, joka syntyy S-Card-kanta-asiakkuusohjelman sääntöjen mukaisesti. Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

• Tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujatieto
• Yhteydenottohistoria ja puhelutallenteet

Lisäksi henkilön suostumuksella kerätään:

• Markkinointilupa
• Palveluviestien esto

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Oikeutettu etu perustuu asiakkaan parempaan huomiointiin ja palvelun parantamiseen esimerkiksi asiakkaan automaattiseen tunnistamiseen hänen kontaktoidessaan asiakaspalveluamme.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Henkilön etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, mahdollinen muu laskutusosoite. Kanta-asiakasohjelmaan liittymispäivä ja –aika.
• Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot, myönnetyt ja käytetyt edut.
• S-Card –jäsennumero, jäsenyyden taso, voimassaoloaika.
• Jäsenmaksuun ja jäsenyyden uusimiseen liittyvät tiedot.
• Yritys S-Card –sopimuksissa tiedot pääkortinhaltijasta ja rinnakkaiskortinhaltijoista.
• Suoramarkkinointiin liittyvät tiedot.
• Yhteydenottohistoria ja puhelutallenteet

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, markkinointisuostumus tai – kielto, puhelutallenteet ja kontaktointi

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Kanta-asiakasta kos­ke­vat tie­dot saa­daan hä­nel­tä it­sel­tään ellei kyseessä ole Yritys S-Card –sopimus, jolloin tiedot saadaan kortit tilaavalta taholta.

Henkilötietoja voidaan päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoitepäivitys ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietoja voidaan siirtää palvelun tuottamiseksi muihin S-ryhmän rekistereihin, esimerkiksi liittymisen yhteydessä tietoja siirretään asiakaspalvelun parantamiseksi SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan ketjuohjauksen asiakasrekisteriin.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista. Palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU-mallisopimuslausekkeisiin.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään enintään jäsenyyden voimassaoloajan ja 28 kuukautta jäsenyyden päättymisestä, asiakkaalle kuuluvien etujen myöntämisen ja käyttämisen varmistamiseksi. Mahdolliset puhelutallenteet säilytetään kuukauden ajan koulutus- ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity henkilö voi tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja kirjautumalla Oma S-Card –palveluun tai vaihtoehtoisesti täyttämällä tietopyyntölomakkeen S-ryhmän asiakaspalvelupisteessä, jossa pyynnön esittäjän henkilöllisyys todennetaan. Mikäli rekisteröity haluaa itseään koskevan kontaktointihistorian, voi hän esittää tästä erikseen pyynnön tietopyyntölomakkeessa.

Oma S-Card –palvelussa rekisteröity voi myös muuttaa itseään koskevia suoramarkkinointilupa-asetuksia.

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus itseään koskevien tietojen poistamiseen sillä edellytyksellä, ettei rekisterinpitäjällä ole lainmukaista perustetta tiedon säilyttämiseen. Tietojen poistopyyntö tehdään käymällä S-ryhmän asiakaspalvelupisteessä tai esimerkiksi S-ryhmään kuuluvan hotellin vastaanotossa, jossa poistopyynnön tekijän henkilöllisyys todennetaan.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuttaan käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamisoikeuttaan, voi hän sen tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Yhteydenottoa rekisterinpitäjään tarvitaan myös, mikäli rekisteröity haluaa siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Suostumuksen peruuttaminen tehdään muokkaamalla omia tietoja Oma S-Card –palvelussa. Peruuttamisen voi myös tehdä ottamalla yhteyttä S-Card Asiakaspalveluun.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

S-Card kanta-asiakkuuden ylläpitäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Kanta-asiakkaaksi voi rekisteröityä vain pyydetyt tiedot luovuttamalla.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Tallennettua ostohistoriatietoa käytetään markkinointiviestinnän kohteiden profilointiin siten, että markkinointiluvan antaneille, profiiliin osuville kanta-asiakkaille lähetetään suoramarkkinointiviestejä.

Profilointia käytetään viestinnän kohdentamiseen esimerkiksi niin, että viesti tietyssä yksikössä asioineille kanta-asiakkaille markkinointiluvan sen salliessa.

Profiloinnista ei aiheudu oikeudellista vaikutusta

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin ja esimerkiksi ansaittuja etuja voidaan käyttää väärin perustein. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Sähköinen tietopyyntö »

Tulosta tietopyyntölomake »